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 StudiLeben
13.05.2013

Nach dem Symposium ist vor dem Symposium

Ein Blick hinter die Kulissen der Organisation

Der Zeltaufbau beginnt... / Foto: Madalina Draghici.

Es ist der 30. April: Seit 9 Uhr stehen sie im Regen und bauen das Zelt auf. Zuerst steht nur der Bretterboden, am Nachmittag wird der Rest des Zeltes geliefert ‚Äď langsam gewinnt das, worauf die Organisatoren des Heidelberger Symposiums seit Juli hinarbeiten, an Form.

 Wenn die rund 1000 Teilnehmer zwei Tage sp√§ter f√ľr das 25. Heidelberger Symposium unter dem Motto ‚Äě√úbermacht‚Äú zusammenkommen, steuert die Arbeit des Organisationsteams auf das Finale zu. W√§hrend andere Studenten an diesem regnerischen Abend in den Mai feiern, und sich nahezu alle Heidelberger auf einen Feiertag inklusive Ausschlafen freuen k√∂nnen, ist f√ľr die Organisatoren die Arbeit auch nach dem Zeltaufbau lange nicht vorbei.

Seit 1988 findet auf dem Uniplatz und in der Neuen Uni das Heidelberger Symposium statt. Ausgerichtet wird es vom Heidelberger Club f√ľr Wirtschaft und Kultur. Jedes Jahr organisiert ein neues Team aus Studenten die dreit√§gige Veranstaltung mit Kolloquien und Vortr√§gen. Die Planung des Symposiums dauert ein knappes Jahr, und deswegen gilt auch hier die altbew√§hrte Weisheit der Veranstaltungsplanung: Nach dem Symposium ist vor dem Symposium.

Schon w√§hrend des Symposiums versuchen die Organisatoren unter den Helfern Interessenten f√ľr das n√§chste Symposium zu gewinnen. Denn viele Referenten m√ľssen sehr fr√ľh angefragt werden, wie dieses Jahr beispielsweise John Kornblum, ehemaliger US-amerikanischer Botschafter in Deutschland. Nicht nur die Planung der einzelnen Veranstaltungen ben√∂tigt einen gro√üen zeitlichen Vorlauf, auch die Versorgung auf dem Symposium f√ľr √ľber 1000 Teilnehmer muss geplant werden. Schlie√ülich k√∂nnen sich die Besucher des Symposiums nicht nur auf inhaltlichen Input freuen. Im Eintrittspreis inbegriffen sind Fr√ľhst√ľck, Mittagessen und Getr√§nke. Da sich das Symposium ausschlie√ülich durch Geld- und Sachspenden finanziert, haben die Studenten aus dem Organisationsteam mit der Spendenakquise viel zu tun. Zu den Spendern geh√∂ren regelm√§√üig gro√üe Unternehmen aus der Metropolregion und der Heidelberger Einzelhandel. Doch es sind nicht nur gro√üe Sachspenden, die ben√∂tigt werden. Auch die kleinen Spenden tragen zur Umsetzung und Motivation bei, wie David McLaren aus dem Organisationsteam berichtet: ‚ÄěWir hatten ein Gesch√§ft, das eine rote Rose gespendet hat ‚Äď die zierte unseren Esstisch in der K√ľche und hat uns immer wieder daran erinnert, den Kopf hochzuhalten.‚Äú

Ein Jahr Organisation mit hohem Stressfaktor l√§sst sich nur mit einer ordentlichen Portion Motivation durchstehen. Leander Beinlich reizte vor allem die Planung von Vortr√§gen und Referenten. ‚ÄěSo etwas habe ich noch nie gemacht. So eine Chance bietet sich sonst im Studium nicht wirklich.‚Äú Die Arbeit im Team war f√ľr David wichtig: ‚ÄěMeine Motivation, das Symposium mitzuorganisieren, war nicht nur das Interesse an einer Gro√üveranstaltung, sondern auch der faszinierende Prozess von 22 unterschiedlichen K√∂pfen und Vorstellungen, deren Arbeit sich zu einer ganzheitlichen Veranstaltung mit 1000 Teilnehmern zusammenf√ľgt.‚Äú

Dieses Jahr stand das Symposium unter der Schirmherrschaft des baden-w√ľrttembergischen Ministerpr√§sidenten Winfried Kretschmann sowie des luxemburgischen Ministerpr√§sidenten Jean-Claude Juncker. Dass das Symposium solche Gr√∂√üen der Politik f√ľr die Schirmherrschaft gewinnt, spricht f√ľr die Reputation der Veranstaltung. Es geh√∂rt zu den Highlights, dass renommierte Referenten teilnehmen ‚Äď wie auch die Tatsache, dass das Symposium mittlerweile mediale Resonanz hervorruft. Dieses Jahr hat erstmals der SWR den Er√∂ffnungsvortrag mit Professor Heiner Flassbeck aufgezeichnet.

Im Sommer 2012 hatten sich die diesj√§hrigen Organisatoren auf das Thema ‚Äě√úbermacht‚Äú geeinigt. Im November ging es dann richtig los: In w√∂chentlichen Treffen tauschten sich  die Studenten √ľber den aktuellen Stand der Planung aus. Das 22-k√∂pfige Team besteht aus Studenten unterschiedlicher Fachrichtungen. Um die verschiedenen Aufgaben besser bew√§ltigen zu k√∂nnen, herrscht Arbeitsteilung: Einige k√ľmmern sich um Spenden, andere um Referenten oder die √Ėffentlichkeitsarbeit.

Auch wenn es in der Vergangenheit h√§ufiger Spenden von den gleichen Unternehmen gab, verf√ľgen die Organisatoren √ľber kein Spendernetzwerk, auf dass sie sich verlassen k√∂nnen. Gerade dieses Jahr war es lange Zeit fraglich, ob das Symposium aufgrund der Spendenlage √ľberhaupt stattfinden kann. 

Auch bei noch so minuti√∂ser Planung kommt kurzfristig etwas dazwischen; Moderatoren f√ľr die Veranstaltungen wurden teilweise erst in den letzten Tagen gefunden.  Manchmal muss man umdisponieren. Wenn die Referenten zugesagt haben, muss auch ihre Anfahrt und Unterkunft geregelt werden. Da es kein Budget f√ľr das Symposium gibt, sind die Studenten hier auf Spenden in Form von Freifahrten mit der Bahn oder kostenlosen √úbernachtungen angewiesen. Jeweils zwei Studenten betreuen als Paten eine Veranstaltung f√ľr den reibungslosen Ablauf.

Die Studenten aus dem Bereich √Ėffentlichkeitsarbeit k√ľmmern sich um die Bekanntmachung des Symposiums auf allen Kan√§len. Dieses Jahr gab es wieder einen Wettbewerb zur Gestaltung des Symposiumsplakats, der mit 500 Euro dotiert war. Aus 60 Einsendungen wurde der Entwurf von Alexandra Grudzien, einer Jurastudentin, ausgew√§hlt.

So arbeitsreich die vorangegangenen Monate waren, in den Wochen unmittelbar vor dem Symposium steigt die Belastung extrem. Denn das beste Programm hilft nicht viel, wenn es keine Besucher gibt ‚Äď also h√§ngen die Studenten die Plakate auf, verteilen Flyer und verkaufen Tickets vor den Mensen. Dass man sich in der Konkurrenz vor der Mensa durchsetzen kann, geh√∂rt mit Sicherheit zu den positiven Erlebnissen in diesen Tagen. Denn wenn sich selbst Verbindungsstudenten, die Freikarten f√ľr eine Party verteilen, wundern, warum das Heidelberger Symposium trotz des Eintrittspreises mehr Karten absetzen kann, hat man wohl etwas richtig gemacht.

Die Organisatoren m√ľssen neben Studium und Nebenjobs in dieser Phase jede freie Minute in die Planung des Symposiums investieren. Auf dem Symposium selbst sind sie nat√ľrlich rund um die Uhr vor Ort. Auch an anderen Stellen muss Zeit investiert werden. So gibt es t√§gliche feste Kontaktzeiten, in denen das B√ľro besetzt sein muss.

Viel Arbeit steckt auch in der Verpflegung. Diese besteht ausschlie√ülich aus Sachspenden. Im April starteten die Organisatoren ihren gro√üen Sachspendenlauf: Eine Woche lang fragte jeder aus dem Team in Heidelberger Gesch√§ften an, ob sie bereit w√§ren eine Sachspende f√ľr das Symposium zu leisten. Das k√∂nnen Gem√ľse oder Marmelade, Brot oder Getr√§nke sein. Damit ist es allerdings noch nicht getan: Die Lebensmittel m√ľssen gelagert, transportiert und auf einander abgestimmt werden. Denn was helfen drei√üig Gl√§ser Senf, wenn man daraus kein Essen f√ľr 1000 Personen kochen kann? Ohne Geld kann auch der Transport der Lebensmittel abenteuerlich werden. Ein Bekannter eines Organisators stellte seinen VW-Bus zur Verf√ľgung, der die besten Jahre schon hinter sich hatte. ‚ÄěWir mussten darauf achten, dass wir keine Strecken w√§hlen, auf denen es zu steil bergauf geht ‚Äď das h√§tte der Wagen nicht mitgemacht‚Äú, so Teresa Serrallach aus dem Team. Aber am Ende kommen die Lebensmittel doch heil auf dem Uniplatz an.

W√§hrend der Veranstaltung selbst sind die Organisatoren pausenlos eingespannt. Sie kommen fr√ľhmorgens und gehen erst am sp√§ten Abend. Zeit f√ľr ein verdientes Feierabendbier muss trotzdem sein. Der Lohn der harten Arbeit ist dann ein erfolgreiches Event: ‚ÄěW√§hrend des Symposiums selbst war es entspann¬≠ter als erwartet ‚Äď es hat alles gut funktioniert‚Äú, so Leander Beinlichs Fazit.

Aber noch ist es nicht so weit, entspannt auf eine gelungene Veranstaltung zur√ľckblicken zu k√∂nnen. Auf dem verregneten Uniplatz m√ľssen zun√§chst die Lebensmittel und St√ľhle abgedeckt werden. Unter den Planen stauen sich St√ľhle, Marmeladegl√§ser, Kartons voller Getr√§nke und Blumen zur Dekoration. Das Zelt, die gr√∂√üte und wichtigste Sachspende, ist eingetroffen und wird unter Anleitung und Mithilfe der Verleiher aufgebaut. Und auch wenn sie nicht gro√ü in den Mai reinfeiern k√∂nnen, an diesem Abend, nach dem Zeltaufbau lassen sie es sich nicht nehmen, zumindest ein bisschen auszuspannen. Noch ein Tag, dann kann das Symposium beginnen. 


Infoabende zur Organisation des nächsten Symposiums finden am 20. und 23. Mai um 20 Uhr in der Luisenstraße 3 statt. Interessenten sind herzlich eingeladen.

von Madalina Draghici
   

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